De 4 vensters van SqEME

De inrichting van de bedrijfsvoering, de procesbenadering, de toewijzing van rollen, hoe daarmee wordt omgegaan en op welke wijze leiding wordt gegeven, is een complexe materie. Het is en blijft mensenwerk; de mens staat hoe dan ook centraal bij het organiseren van het werk. Organisatieontwikkeling gaat primair om het beïnvloeden van het gedrag van het collectief van individuen in een bepaalde gewenste richting.

sqeme-4c-4bDe organisatie wordt vanuit de SqEME methode gezien als een sociaal systeem. De mens staat centraal. Naar analogie van Weick is kenmerkend voor het procesdenken dat de mens de bepalende factor is, dat niet de organisatiestructuur, maar het interactieproces, het uitwisselingsproces zoals dat tussen mensen plaats vindt, het object van procesmanagement moet zijn . Zoals Weick dat stelt is het eigenlijk ook beter te spreken over ‘organiseren’ in plaats van over ‘organisaties’.
Het basisprincipe achter de SqEME methode is daarmee dat een organisatie primair een bundeling van processen is waar gedreven professionals uitvoering aan geven. Deze professionals leveren resultaten op basis van hun vakmanschap, goede informatievoorziening en praktische hulpmiddelen.

Zie ook SqEME principes

Constitutievenster (blauwdruk) : De wezenskenmerken van een organisatie

Het Constitutievenster vraagt mensen in een organisatie naar “de achterkant van het gelijk” te kijken door het formuleren van de managementfilosofie, wat is het idee achter het bestaan van de organisatie? Wat zijn de morele en levensbeschouwelijke uitgangspunten? Wat zijn de waarden van de individuele mensen in de organisatie en wat zijn de waarden van de organisatie in haar totaal? Hoe vertalen deze zich tot de visie, gevolg door de missie en de strategie van de organisatie? De Constitutie van de organisatie staat voor de hoofdlijnen, voor de ethiek, voor de wezenlijke kenmerken van de organisatie. De Constitutie staat ook voor de esthetiek, wat maakt dat iemand deze organisatie ‘mooi’ vindt? Deze constitutie proef je als het ware als je bij een organisatie binnenkomt of zelfs als je met een medewerker telefoneert. Het zit als het ware verscholen in alles wat in de organisatie gedaan wordt. Het is het DNA van de organisatie.

Chemievenster (berichtenverkeer) : wat zorgt voor beweging in de organisatie

Via het venster Chemie kunnen mensen in een organisatie inzicht verkrijgen in hetgeen wat de organisatie in beweging zet en houdt; de samenwerking tussen mensen. Via het Chemie venster wordt de interactie tussen mensen in en buiten de organisatie bestudeerd. Via dit venster wordt inzicht verkregen in het krachtenspel tussen belangen en belanghebbenden. Zonder spanning geen leven! Het gaat over leiderschap, over bezieling, bevlogenheid en passie. Waar zit de energie, wat betekent het voor je? Wat maakt het dat deze organisatie werkt? Dat het organiseren zo vanzelfsprekend lijkt te gaan, maar toch zo bijzonder is en dat men zoveel energie heeft om te handelen? De Chemie staat voor de organisatie als uitwisselingsproces, de interactie, tussen mensen. De Chemie staat ook voor de relatie van de organisatie met haar omgeving. Vanuit het open systeem denken betekent dit dat de organisatie in voortdurende uitwisseling staat met haar omgeving en dat daarmee de ‘license to operate’ van de organisatie wordt bepaald. Met het sociaal systeem denken gaan we nog een stap verder: aandacht voor de werkelijke interactie, de onderlinge waardetoevoeging en wederzijdse afhankelijkheid.

Constructievenster (contructie) : hoe hebben we de organisatie concreet vormgegeven?

Via het venster Constructie verschijnt de tastbare werkelijkheid, hoe dingen zich in de werkelijkheid manifesteren. Dit venster is het meest zichtbare en meest tastbare venster. Hoe is de operatie vorm gegeven? Binnen organisaties betekent dit de inzet van mensen en middelen. Het gaat om de spelers, om het materieel, het budget, om het beschikbaar stellen van laptops, bedrijfsauto’s en ICT. Het gaat om gebouwen, voorzieningen, materialen. Alle concrete hulpmiddelen die nodig zijn om de operatie vorm te geven. Constructie gaat ook om de inzet van mensen. Het gaat om het verdelen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wie rapporteert aan wie? Maar net zo goed om de inzet van expertise, het ontsluiten en gebruiken van gegevens, het inrichten van opleidingen en het faciliteren van vakmanschap. De Constructie staat voor de organisatie in de werkelijke verschijningsvorm.

Correspondentievenster (bureaublad): bereiken we de gewenste resultaten?

Met het venster Correspondentie tenslotte, kijkt men naar hoe de organisatie functioneert. De dynamiek van de organisatie wordt bestudeerd en gemonitord. Onder de aanhangers van ‘meten is weten’ is dit een zeer populair venster. In hun betekenis gaat het om ‘in de gaten houden’ en om het beheersen, het ‘in control’ krijgen van de organisatie. Hoe doet de organisatie het? Wat zijn de targets? En hoe doen andere organisaties het? Het is het venster waaronder managementinformatie, rapporteren, toekomstanalyses en benchmarking vallen. Meer redenerend vanuit het principe van ‘Out of control’ gaat het bij dit vensters om het voortdurend leren, herkennen van patronen, afspreken van de kaders, de bandbreedtes waarbinnen sprake is van een zich zelf steeds verbeterende organisatie. Instrumenten als de Business Balanced Scorecard en Management Informatie Systemen hebben in dit venster een plaats. Het is het venster van de operational research, van statistiek, maar ook van het onderbuikgevoel. De werkelijkheid is objectief, als het niet anders kan dan toch inter-subjectief in beeld te brengen en meetbaar, respectievelijk bespreekbaar te maken. Via dit venster wordt onderzocht of zaken lopen zoals gepland, verwacht of wenselijk. Vanuit de verkregen beelden kunnen initiatieven ontstaan om iets te gaan ondernemen ten aanzien van de constitutie, chemie of constructie van de organisatie.