Wat doet een gemeente?
Hoeveel verschillende antwoorden zijn op die vraag mogelijk? Welke doelen streeft zij na? En, hoe heeft zij haar activiteiten georganiseerd om haar taken zo goed mogelijk te vervullen? Zijn de burgers tevreden? Wordt er voldoende doelgericht gewerkt? Werkt de organisatie voldoende efficiënt? Of weet de linkerhand niet wat de rechterhand doet? Worden de voordelen van samenwerken met private partijen wel voldoende benut? En worden de uitgelezen kansen om door samenwerking met ketenpartners (Wmo, Wwb, omgevingsvergunning) de dienstverlening aan de burgers te verbeteren, wel gepakt?
Met SqEME kan men een antwoord op deze en andere vragen krijgen. SqEME focust op de processen in de organisatie. Bestuur en management kunnen de SqEME-aanpak gebruiken om de gemeentelijke organisatie doelgerichter en efficiënter te laten werken. Meer resultaat tegen minder kosten.
SqEME maakt het mogelijk grip te krijgen op processen. Grip op de interne processen maar ook op de processen die zich afspelen in de relatie met burgers en bedrijven. Door gebruik te maken van de SqEME-aanpak komt men makkelijker tot verbeteringen. Medewerkers worden in de SqEME-aanpak echt betrokken en wordt er daagvlak voor veranderingen bewerkstelligd. SqEME is toepasbaar bij actuele thema’s die spelen binnen de gemeente, Op basis van een aantal leidende principes kijkt u op vier manieren (de vier vensters: Constitutie, Chemie, Constructie en Correspondentie) naar de essentie van de organisatie.
Procesmanagement, het werken aan de organisatie
De processen van de organisatie hebben altijd een belangrijke plaats gehad in de kwaliteitstraditie. Organisaties die werken met het INK-managementmodel zullen herkennen dat processen het ‘hart’ van dit model vormen; geen resultaat zonder proces. Om de werking van de processen van een organisatie te doorgronden worden drie abstractieniveaus onderscheiden: richten, inrichten en verrichten. Procesmanagement gaat met name over het ‘inrichten van de processen’ . Ofwel het niveau waarop de missie, visie en strategie van de organisatie worden doorvertaald naar de wijze waarop bepaald wordt hoe de operatie verloopt. Dit niveau van abstractie wordt ook wel het werken aan de organisatie genoemd. Daartegenover staat het uitvoerende niveau (de dagelijkse hectiek) waarop men met de organisatie werkt.
De SqEME methodiek toepassen
SqEME Procesmanagement wordt ingezet bij het oplossen van organisatievraagstukken, zoals het doorlopen en afronden van ISO-9001 certificeringstrajecten, reorganisaties, fusies, verbetertrajecten en het opzetten en beheren van overdraagbare en inzichtelijke bedrijfsvoeringsystemen. Toepassing van de SqEME methode is waardevol voor zowel productiebedrijven als dienstverlenende organisaties en zowel in de private als de publieke sector. De kracht van de aanpak komt het best tot z’n recht in middelgrote en grote organisaties die de bedrijfsprocessen als een transparant en samenhangend geheel willen managen.
Dominante thema’s gemeente op het gebied van procesmanagement
Maatschappelijk
- vergroten burgertevredenheid
- verbeteren dienstverlening
- verbeteren leefbaarheid
- integrale veiligheid
- realiseren bezuinigingen
Organisatorisch
- invoeren basisregistraties
- effectiviteit / efficiency
- samenwerken in de keten
- doorbreken verkokering
- vergroten transparantie
- elektronische dienstverlening
Leidende principes voor procesontwikkeling van de gemeentelijke organisaties
Horizontaal organiseren (SqEME) wordt gekenmerkt door:
- Procesgericht
- Resultaatgericht
- Vakvolwassen medewerkers
- Informatie gestuurd
- Inclusief denken
- Organisatie als sociaal systeem
